Previous Next

Ä°ÅŸletmenizi yeni kurdunuz veya bir ÅŸekilde yürüyen bir düzeniniz var. Ä°ÅŸ konunuzdaki, iÅŸ bilgisi veya mesleki bilginizin olması artık yetmiyor. Ä°ÅŸletmenizin can damarı olan ön muhasebenize dair tüm detaylara da hakim olmak zorundasınız. Kısaca “hesabınızı bilmeniz” gerekiyor.

Ön muhasebedeki görevler nelerdir?

Ön muhasebenin görev tanımı, en genel ifadeyle bir iÅŸletmenin finansal yönetimini saÄŸlayacak her türlü veriyi bilgiyi takip etmesidir. Ä°ÅŸletmenin nakit parası, müÅŸterileri, cari hesaplarıi stokları, çekleri, faturaları, teklif yönetimi, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır; iÅŸletmenin kendi bünyesinde tutulmalıdır. Çünkü iÅŸ iÅŸyerinde yapılıyor.

Bir iÅŸletmenin finansal iÅŸlemlerinin rutin bir ÅŸekilde iÅŸleyiÅŸi saÄŸlandığı için, öncelikle yoÄŸun dikkat gerektiren bir iÅŸtir.

Ön muhasebe görevleri firmanın mali kayıtlarından kasa, çek, banka veya irsaliye gibi günlük rutin iÅŸlere, tahsilat iÅŸlemlerinden stok takibine kadar pek çok detayı içinde barındırır. Takibin ve titiz çalışmanın öneminin büyük olmasından dolayı, karmaşıklığa mahal vermeden belirli bir düzende gidilmesi ÅŸarttır. Aynı zamanda iÅŸletmenin mali müÅŸaviri için gerekli resmi mali evrakları hazırlamak ve bir düzen içinde bunları sunmak bu görevler içindedir.

Tüm bu görevler bir nevi, "Ön muhasebeci ne iÅŸ yapar?" sorusunun cevabı niteliÄŸindedir. Ön muhasebeciler, yetkin olmaları gereken yukarıda bahsettiÄŸimiz pek çok konu ile iÅŸletmenin en önemli hayat damarlarından biri olma rolünü üstlenirler.

Ön muhasebede yapılan iÅŸlemler

Bu alandaki unsurların belli baÅŸlı bazı iÅŸlevleri vardır. Bunları daha yakından inceleyerek "Ön muhasebe ne yapar?" sorunun cevabını birlikte öÄŸrenelim.

MüÅŸteri-Tedarikçi (Cari) Hesap Takibi

Ä°ÅŸletmenizin müÅŸteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınızdır. Bir baÅŸka deyiÅŸle, müÅŸteri ve tedarikçilerinizle gerçekleÅŸtirdiÄŸiniz tüm ticari faaliyetler cari hesabın konusudur. Her türlü alım satım iÅŸlemi, tahsilat ve ödemeler ile borç ve alacak takibi cari hesap takibi kapsamında yapılır. Böylece borç ve alacaklar detaylı incelenerek ödeme ve tahsilat iÅŸlemleri için gerekli mutabakatlar eksiksizce gerçekleÅŸtirilir.

Fatura ve Ä°rsaliye Takibi

Satış ve alış iÅŸlemlerinizi gerçekleÅŸtirirken fatura ve irsaliyelerinizi takip etmeniz çok önemlidir. Bunun düzenli takip edilmesi, ileri vadede iÅŸletmenize büyük fayda saÄŸlar. Aynı zamanda e-fatura sistemi geçiÅŸleri ile takip edilmesi ve mutabakat yapılmasını gerektiren haller çoÄŸalmıştır.

Stok ve Depo Takibi

Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok satılan ürünler hakkında firma sahiplerine bir öngörü saÄŸlar.

Depo takibi ile farklı lokasyonlardaki depolara ait ürünlerin stok durumu kontrol edilir. Belirlenen kritik stok seviyesi ile stokta azalan ürünler tespit edilerek müÅŸterilerin hangi ürünlere ilgi gösterip göstermediÄŸi analiz edilebilir.

Çek/Senetleri Takibi

Nakit alışveriÅŸ yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senet ile almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çek ve senetlerinizin takibini yapmanız önemlidir. EÄŸer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müÅŸterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama iÅŸlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak ekstra önem kazanır.

Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınızı bilebilmeniz için önemlidir.

Çalışan Takibi

Çalışanlarınızla olan iÅŸlemlerde maaÅŸ, avans, prim gibi hareketleri takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek ödemelerinizi ona göre planlamak önemlidir.

Kasa/Banka Hesap Takibi

Bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havalelerin hepsi nakit akışı kategorisindedir. Ä°ÅŸletmenizin nakit akışının yönetilmesi yani kasa/banka hesap takibi büyük bir önem taşır.

Ön muhasebeyi herkes yapabilir mi?

Yazımızın bu bölümüne kadar "Ön muhasebede neler yapılır?" sorusunu cevaplamış olduk. Åžimdi sorumuzu da “Herkes yapabilir” diye cevaplıyoruz. Nedenine birazdan geleceÄŸiz.

Her iÅŸletme sahibinin uzmanlık alanı finans olmayabiliyor. Bu durum ÅŸirket hesaplarını kendi tutan iÅŸletme sahiplerine güçlük yaratarak, finansal takibi doÄŸru bir ÅŸekilde yapabilmeyi zorlaÅŸtırıyor.

Ä°ÅŸletmelerini büyütme hedefine odaklanmak yerine Excel tabloları ile uÄŸraÅŸmak, operasyonel yükü üstlenmek ise hem zaman hem de enerji kaybına sebep oluyor.

Ön muhasebe programları ise uzmanlık gerektirmeden, iÅŸlerinizi tıkır tıkır yapmanızı saÄŸlayan bir sisteme dönüÅŸüyor.

EÄŸer iÅŸletme bünyesinde bu alanda bir personel çalıştırıyorsanız da aynı ÅŸekilde yapılan iÅŸlemlerin kontrolünü saÄŸlamanıza ve otomatik olarak e-postanıza gönderilen haftalık raporlar ile hesaplarınızın takibini yapmanıza yardımcı oluyor.

Ön muhasebe nasıl yapılır?

Diyelim ki bu iÅŸlemler gözünüzü korkuttu ve nasıl baÅŸ edeceÄŸim diye düÅŸünmeye baÅŸladınız. O halde ÅŸimdiye kadar denenmiÅŸ geleneksel yöntemlerle "Ön muhasebe nasıl tutulur?" sorusuna cevap verelim.

Defter kullanmak

Bunlardan biri en geleneksel yöntem olan ve bakkal hesabı olarak bilinen “Deftere Yazma” yöntemi. Tüm iÅŸlemlerinizi deftere kaydeder ve gerektiÄŸinde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakla harcarsınız. Ä°laveten defterin yırtılma veya kaybolması gibi hiç hoÅŸ olmayan ihtimallerden bahsetmeye gerek bile yok. KulaÄŸa çok da mantıklı gelmedi deÄŸil mi? Defterdeki tüm borç ve alacağı hesap etmek saatlerinizi, belki de günlerinizi alıyordur.

Excel kullanmak

Bir diÄŸer yöntem Excel’e kaydetme yöntemi. Bu yöntemde iÅŸin içine formüller ve diÄŸer fonksiyonlar girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelmeye baÅŸlayabiliyor. Ä°yi bir Excel kullanıcısı deÄŸilseniz istediÄŸiniz raporları veya tabloları oluÅŸturmanız saatlerinizi, hatta bazı durumlarda günlerinizi alabilir.

Excel’i yalnızca bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, kaybolması, bilgisayarınızın bozulması ve çalınması durumunda verilerinizi kaybedebilirsiniz.

Büyük miktarda veri ile çalışmanız halinde ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın çok yavaÅŸlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaÅŸmak kaçınılmazdır. Excel’in bir diÄŸer zorluÄŸu ise daha önce yapmış olduÄŸunuz iÅŸlemlerinizi ararken bulmanın hiç de kolay olmamasıdır. Ve bir zaman gelir artık tıkanırsınız.

Åžirket içinde tutulması

Birçok ÅŸirket ise kendi bünyesinde bir muhasebeciye sahip olduklarından, bir masaüstü yazılım ve bir ön muhasebe elemanı yardımıyla iÅŸlerini çok rahat çözebiliyorlar.

Ön muhasebe tutarken dikkat edilmesi gerekenler

• Harcama ve giderlerinizle ilgili tüm evraklarınızın kayıtlarını programınıza iÅŸleyin.
• KestiÄŸiniz her faturanın bir kopyası koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörde saklayın.
• Yapılan sözleÅŸmeleri, damga vergilerinin olup olmadığını da kontrol ederek ayrı bir dosyada takip edin.
• Åžirketle ilgili önemli evrakları, imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekaletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçelerini ayrı bir klasörde tutun.
• Çalıştırılan, iÅŸe yeni alınan yada iÅŸten ayrılan kiÅŸilerin özlük bilgileri, sözleÅŸmeleri, iÅŸten ayrılış evrakları ayrı takip edin.
• Ä°thalat evraklarını da ayrı takip edin.
• ArÅŸivleme önemli, Ticaret Kanununa göre evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına göre de 5 yıl saklanmak zorunda. Åžirket resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arÅŸivi için sistem oluÅŸturun.
• Resmi defterlerin takibi de önemli, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri, Ortaklar Pay Defteri vs. gibi.
• DemirbaÅŸların ve tedarikçi faturalarının fotokopisini dosyalayın.
• Çek, senet ya da banka havalesi ile yapılan ödemelerin makbuzlarını alın.
• DemirbaÅŸların garanti belgelerini saklayın.
• Fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerini ve imzalarını kontrol edin.
• Ä°rsaliye ile sipariÅŸ emrinizi ve faturalar ile irsaliyeleri karşılaÅŸtırın.
• Alış irsaliyelerinizi saklayın.
• Hizmet veya mal teslim alırken kontrol ederek, hatalı, kusurlu, eksik olanları tespit edin.

Peki asıl işlerine odaklanmak isteyenler ne yapıyor?

Bunun dışında finans yönetiminde zorlanmamak için finansal verilerini ön muhasebe programları üzerinden tutmayı tercih eden birçok firma bulunmaktadır. EÄŸer ihtiyacınız olan ön muhasebe yazılımı ise yerel eÄŸitim ve destek alabileceÄŸiniz tecrübeli bir bilgi iÅŸlem ve yazılım firması ile çalışmalısınız.