Previous Next

İşletmenizi yeni kurdunuz veya bir şekilde yürüyen bir düzeniniz var. İş konunuzdaki, iş bilgisi veya mesleki bilginizin olması artık yetmiyor. İşletmenizin can damarı olan ön muhasebenize dair tüm detaylara da hakim olmak zorundasınız. Kısaca “hesabınızı bilmeniz” gerekiyor.

Ön muhasebedeki görevler nelerdir?

Ön muhasebenin görev tanımı, en genel ifadeyle bir işletmenin finansal yönetimini sağlayacak her türlü veriyi bilgiyi takip etmesidir. İşletmenin nakit parası, müşterileri, cari hesaplarıi stokları, çekleri, faturaları, teklif yönetimi, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır; işletmenin kendi bünyesinde tutulmalıdır. Çünkü iş işyerinde yapılıyor.

Bir işletmenin finansal işlemlerinin rutin bir şekilde işleyişi sağlandığı için, öncelikle yoğun dikkat gerektiren bir iştir.

Ön muhasebe görevleri firmanın mali kayıtlarından kasa, çek, banka veya irsaliye gibi günlük rutin işlere, tahsilat işlemlerinden stok takibine kadar pek çok detayı içinde barındırır. Takibin ve titiz çalışmanın öneminin büyük olmasından dolayı, karmaşıklığa mahal vermeden belirli bir düzende gidilmesi şarttır. Aynı zamanda işletmenin mali müşaviri için gerekli resmi mali evrakları hazırlamak ve bir düzen içinde bunları sunmak bu görevler içindedir.

Tüm bu görevler bir nevi, "Ön muhasebeci ne iş yapar?" sorusunun cevabı niteliğindedir. Ön muhasebeciler, yetkin olmaları gereken yukarıda bahsettiğimiz pek çok konu ile işletmenin en önemli hayat damarlarından biri olma rolünü üstlenirler.

Ön muhasebede yapılan işlemler

Bu alandaki unsurların belli başlı bazı işlevleri vardır. Bunları daha yakından inceleyerek "Ön muhasebe ne yapar?" sorunun cevabını birlikte öğrenelim.

Müşteri-Tedarikçi (Cari) Hesap Takibi

İşletmenizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınızdır. Bir başka deyişle, müşteri ve tedarikçilerinizle gerçekleştirdiğiniz tüm ticari faaliyetler cari hesabın konusudur. Her türlü alım satım işlemi, tahsilat ve ödemeler ile borç ve alacak takibi cari hesap takibi kapsamında yapılır. Böylece borç ve alacaklar detaylı incelenerek ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli mutabakatlar eksiksizce gerçekleştirilir.

Fatura ve İrsaliye Takibi

Satış ve alış işlemlerinizi gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerinizi takip etmeniz çok önemlidir. Bunun düzenli takip edilmesi, ileri vadede işletmenize büyük fayda sağlar. Aynı zamanda e-fatura sistemi geçişleri ile takip edilmesi ve mutabakat yapılmasını gerektiren haller çoğalmıştır.

Stok ve Depo Takibi

Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok satılan ürünler hakkında firma sahiplerine bir öngörü sağlar.

Depo takibi ile farklı lokasyonlardaki depolara ait ürünlerin stok durumu kontrol edilir. Belirlenen kritik stok seviyesi ile stokta azalan ürünler tespit edilerek müşterilerin hangi ürünlere ilgi gösterip göstermediği analiz edilebilir.

Çek/Senetleri Takibi

Nakit alışveriş yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senet ile almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çek ve senetlerinizin takibini yapmanız önemlidir. Eğer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama işlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak ekstra önem kazanır.

Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınızı bilebilmeniz için önemlidir.

Çalışan Takibi

Çalışanlarınızla olan işlemlerde maaş, avans, prim gibi hareketleri takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek ödemelerinizi ona göre planlamak önemlidir.

Kasa/Banka Hesap Takibi

Bankaya yatırılan ve bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havalelerin hepsi nakit akışı kategorisindedir. İşletmenizin nakit akışının yönetilmesi yani kasa/banka hesap takibi büyük bir önem taşır.

Ön muhasebeyi herkes yapabilir mi?

Yazımızın bu bölümüne kadar "Ön muhasebede neler yapılır?" sorusunu cevaplamış olduk. Şimdi sorumuzu da “Herkes yapabilir” diye cevaplıyoruz. Nedenine birazdan geleceğiz.

Her işletme sahibinin uzmanlık alanı finans olmayabiliyor. Bu durum şirket hesaplarını kendi tutan işletme sahiplerine güçlük yaratarak, finansal takibi doğru bir şekilde yapabilmeyi zorlaştırıyor.

İşletmelerini büyütme hedefine odaklanmak yerine Excel tabloları ile uğraşmak, operasyonel yükü üstlenmek ise hem zaman hem de enerji kaybına sebep oluyor.

Ön muhasebe programları ise uzmanlık gerektirmeden, işlerinizi tıkır tıkır yapmanızı sağlayan bir sisteme dönüşüyor.

Eğer işletme bünyesinde bu alanda bir personel çalıştırıyorsanız da aynı şekilde yapılan işlemlerin kontrolünü sağlamanıza ve otomatik olarak e-postanıza gönderilen haftalık raporlar ile hesaplarınızın takibini yapmanıza yardımcı oluyor.

Ön muhasebe nasıl yapılır?

Diyelim ki bu işlemler gözünüzü korkuttu ve nasıl baş edeceğim diye düşünmeye başladınız. O halde şimdiye kadar denenmiş geleneksel yöntemlerle "Ön muhasebe nasıl tutulur?" sorusuna cevap verelim.

Defter kullanmak

Bunlardan biri en geleneksel yöntem olan ve bakkal hesabı olarak bilinen “Deftere Yazma” yöntemi. Tüm işlemlerinizi deftere kaydeder ve gerektiğinde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakla harcarsınız. İlaveten defterin yırtılma veya kaybolması gibi hiç hoş olmayan ihtimallerden bahsetmeye gerek bile yok. Kulağa çok da mantıklı gelmedi değil mi? Defterdeki tüm borç ve alacağı hesap etmek saatlerinizi, belki de günlerinizi alıyordur.

Excel kullanmak

Bir diğer yöntem Excel’e kaydetme yöntemi. Bu yöntemde işin içine formüller ve diğer fonksiyonlar girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelmeye başlayabiliyor. İyi bir Excel kullanıcısı değilseniz istediğiniz raporları veya tabloları oluşturmanız saatlerinizi, hatta bazı durumlarda günlerinizi alabilir.

Excel’i yalnızca bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, kaybolması, bilgisayarınızın bozulması ve çalınması durumunda verilerinizi kaybedebilirsiniz.

Büyük miktarda veri ile çalışmanız halinde ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın çok yavaşlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Excel’in bir diğer zorluğu ise daha önce yapmış olduğunuz işlemlerinizi ararken bulmanın hiç de kolay olmamasıdır. Ve bir zaman gelir artık tıkanırsınız.

Şirket içinde tutulması

Birçok şirket ise kendi bünyesinde bir muhasebeciye sahip olduklarından, bir masaüstü yazılım ve bir ön muhasebe elemanı yardımıyla işlerini çok rahat çözebiliyorlar.

Ön muhasebe tutarken dikkat edilmesi gerekenler

• Harcama ve giderlerinizle ilgili tüm evraklarınızın kayıtlarını programınıza işleyin.
• Kestiğiniz her faturanın bir kopyası koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörde saklayın.
• Yapılan sözleşmeleri, damga vergilerinin olup olmadığını da kontrol ederek ayrı bir dosyada takip edin.
• Şirketle ilgili önemli evrakları, imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekaletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçelerini ayrı bir klasörde tutun.
• Çalıştırılan, işe yeni alınan yada işten ayrılan kişilerin özlük bilgileri, sözleşmeleri, işten ayrılış evrakları ayrı takip edin.
• İthalat evraklarını da ayrı takip edin.
• Arşivleme önemli, Ticaret Kanununa göre evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına göre de 5 yıl saklanmak zorunda. Şirket resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arşivi için sistem oluşturun.
• Resmi defterlerin takibi de önemli, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri, Ortaklar Pay Defteri vs. gibi.
• Demirbaşların ve tedarikçi faturalarının fotokopisini dosyalayın.
• Çek, senet ya da banka havalesi ile yapılan ödemelerin makbuzlarını alın.
• Demirbaşların garanti belgelerini saklayın.
• Fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerini ve imzalarını kontrol edin.
• İrsaliye ile sipariş emrinizi ve faturalar ile irsaliyeleri karşılaştırın.
• Alış irsaliyelerinizi saklayın.
• Hizmet veya mal teslim alırken kontrol ederek, hatalı, kusurlu, eksik olanları tespit edin.

Peki asıl işlerine odaklanmak isteyenler ne yapıyor?

Bunun dışında finans yönetiminde zorlanmamak için finansal verilerini ön muhasebe programları üzerinden tutmayı tercih eden birçok firma bulunmaktadır. Eğer ihtiyacınız olan ön muhasebe yazılımı ise yerel eğitim ve destek alabileceğiniz tecrübeli bir bilgi işlem ve yazılım firması ile çalışmalısınız.